Meetings gestalten, in denen „was weitergeht“

 

Kürzlich sprach ich mit einem Geschäftsführer, der mir gestand, dass die regelmäßigen Teamsitzungen in seinem Unternehmen ziemlich unbeliebt seien. Er verstehe das nicht. „Wie lange dauern die Besprechungen denn im Schnitt?“ war meine erste Frage und er entgegnete, dass sie meistens „ziemlich viel Zeit“ in Anspruch nähmen, weil es einfach unglaublich viel zu besprechen gäbe. Ich sagte ihm: „Meine Erfahrung ist, dass die Dauer nicht das Kernproblem ist, sondern eher die Art und Weise, wie Meetings verlaufen. Die Menschen sind dann unzufrieden, wenn einfach ’nichts weitergeht'“. Am 28. Februar biete ich im Rahmen der kupfakademie ein Training zum Thema „Effektive Meetings gestalten und moderieren“ an.

Vorbereitung ist die halbe Miete

Das Bedürfnis, dass „etwas weiter geht“, teilen so gut wie alle, weil ganz umsonst sitzt man ungern mit anderen am Tisch. Doch warum läuft’s trotzdem oft nicht? Ein wesentlicher Punkt: fehlende Vorbereitung. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass die Ergebnisse gut vorbereiteter Meetings den Zusatzaufwand bei weitem übertreffen und plädiere dafür, sich die Zeit zu nehmen. Ich bin davon überzeugt, dass ein guter Rahmen Entwicklung und Dialog erst so richtig befördert. Dieser mag von Meeting zu Meeting unterschiedlich aussehen: Deshalb kann man sich zur Einstimmung vor jeder noch so „unbedeutenden“ Begegnung einige Reflexionsfragen stellen.

Fragen stellen

So zum Beispiel jene nach dem Sinn und Zweck: „Warum treffen wir uns heute und welchen Sinn hat unsere Besprechung?“ – Allein durch diese Frage und die darauf folgenden Antworten kommt man dem Ziel einer fokussierten Begegnung schon einmal ein Stück näher. Vielleicht landet man sogar bei dem Schluss, dass ein Meeting derzeit gar nicht notwendig ist.

Weiter: „Nehmen an dem Meeting jene Personen teil, die die im Rahmen des Meetings getroffenen Entscheidungen tragen müssen? Wer sind die richtigen TeilnehmerInnen – wer sollte dabei sein, wen muss man nicht einladen? Trifft man sich besser zuerst mit dem Kernteam und bespricht spezifische Detailfragen später eins zu eins in Projektteams?“

Schließlich die Fragen nach den passenden Strukturen und Prozessen: „Welche Arbeitsmaterialien und Unterlagen brauchen wir? Welche Räumlichkeiten und wie viel Zeit? Getränke? Essen?“

Wenn also im Vorfeld Zeit investiert wird, diese Fragen zu klären, erhöht sich die Chance, dass Schwung in den Prozess kommt. Mein Freund, der Geschäftsführer könnte künftig mit einer guten Vorbereitung und passenden Methoden Rahmenbedingungen für kraftvolle Meetings schaffen. 

Hat man ein klares Ziel, realistische Zeitvorgaben, die richtigen Leute und passende Rahmenbedingungen muss das beinahe zu guten Ergebnissen führen. Man könnte fast von einem strukturellen Sog sprechen. So wird mein Bekannter vielleicht bald merken, dass seine KollegInnen immer mehr Bereitschaft entwickeln werden, ihre Zeit für Teambesprechungen zur Verfügung zu stellen – weil … tatsächlich „was weitergeht“.

Workshop am 28. Februar in Linz

Die Vorbereitung und Durchführung (Moderation) von Meetings ist bisweilen eine große Kunst. Ich biete im Rahmen der kupfakademie am 28. Februar die Möglichkeit, gemeinsam an den wichtigsten Voraussetzungen für gute Meetings zu arbeiten und einfache und effektive Werkzeuge der Vorbereitung und Durchführung von Meetings kennenzulernen.

Der Workshop ist beinahe ausgebucht – bitte schnell anmelden! – via kupfakademie

Titelbild von Christoph Weiermair

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